La legalidad de las grabaciones de voz es uno de los temas que generan más dudas en relación con la protección de datos en las empresas.
La AEPD ha establecido, en este sentido, que, si la persona que tiene que realizar el tratamiento de los datos tiene un conocimiento, ya sea directo o indirecto, que le permita identificar quién es la persona que ha sido grabada y sus datos de contacto, se considerará que esta grabación es un dato de carácter personal y, por tanto, estará sometida al RGPD.
Lo primero a tener en cuenta es el contexto en el que se desarrollan, ya que dependerá de factores como quién hace la grabación, con qué finalidad la realiza y si hay o no consentimiento. En los últimos tiempos, se ha puesto muy de moda grabar conversaciones para casi cualquier actividad o gestión. Sin embargo, ya hay importantes sentencias que han establecido la ilegalidad de algunas de estas grabaciones.
Las particularidades de la voz como dato personal y los medios a través de los que de ordinario se recoge, requiere de una adecuación específica, especialmente en cuanto al deber de informar (Art. 13 RGPD) y, en su caso, de la obtención del consentimiento (Art. 6.1 y 7 RGPD), que ha de ser expreso, siendo por lo tanto nula cualquier manifestación tácita.
Deber de informar
La LOPDGDD, en su Art. 11, establece que podrá cumplirse con el deber de informar facilitando al interesado la información básica: la identidad del responsable, la finalidad del tratamiento, la posibilidad de ejercer sus derechos, y un acceso sencillo a la restante información.
Se podrá cumplir con este deber dependiendo del medio por el que se produzca la grabación:
- Grabación de voz mediante llamadas telefónicas: informar mediante una locución grabada o a viva voz (se recomienda la primera opción) de la información básica, posibilitando el acceso al resto, por ejemplo, mediante la mención de un sitio web o la pulsación de una tecla del dispositivo fijo o móvil.
- Grabación de voz mediante videollamadas: configurar la aplicación y/o plataforma para que, previo al acceso a la imagen y voz del participante, se despliegue un aviso con la información básica, brindando el acceso a la restante a través, por ejemplo, de un enlace.
- Grabación de voz mediante seminarios web (webinars): Aportar la información básica en el formulario de inscripción, permitiendo el acceso a la totalidad a través, por ejemplo, de un enlace.
Consentimiento
En grabaciones de voz, como en cualquier otro tratamiento de datos, será necesario contar con una base legal para la recogida y tratamiento de los datos. Cuando dicha base legal sea el consentimiento, se deberán establecer mecanismos que permitan demostrar que el interesado autorizó el tratamiento de datos.
Con la obligatoria aplicación del RGPD el 25 de mayo de 2018, se volvió imprescindible que el consentimiento se preste de forma expresa, por lo que se requiere una declaración o una clara acción para su validez.
Dependiendo del medio por el que se recogen los datos, se podrá obtener el consentimiento del siguiente modo:
- Grabación de voz mediante llamadas telefónicas: mediante la pulsación de alguna tecla del dispositivo fijo o móvil (un número, almohadilla, asterisco, etc.) o una afirmación verbal de su voluntad por parte del interesado. En caso de no ser posible, se podría recurrir al “consentimiento implícito”, que no “tácito”, informando que, si el interesado permanece en la llamada, implicaría una acción en positivo de la que se desprendería su consentimiento para que sea grabado. No obstante, es preferible utilizar la primera fórmula (consentimiento expreso).
- Grabación de voz mediante videollamadas: incluir una casilla de autorización del tratamiento en la pantalla previo a grabar la videollamada, o la obtención previa a la videollamada mediante formulario.
- Grabación de voz mediante seminarios web (webinars): mediante la inclusión en el formulario de inscripción de una casilla de autorización del tratamiento (indicando la forma de impedir en cualquier momento durante el evento que se le grabe la voz).
El RGPD en grabaciones de voz ha venido adquiriendo gran relevancia dado el impacto que puede tener sobre los derechos y libertades fundamentales de las personas, más aún debido al uso intensivo de plataformas de comunicación, como consecuencia del incremento del teletrabajo, las modalidades de seminarios web y las relaciones de consumo a distancia.
Recuerda que grabar la voz de los clientes sin previo aviso y sin su consentimiento, atenta contra el derecho a la intimidad de terceros. Por ello, es imprescindible realizar un análisis detallado del uso de sistemas de grabación para evitar incumplimientos normativos que deriven en sanciones.
Si tienes dudas sobre cómo hacer grabaciones de voz de manera adecuada a la ley, desde SoftwareLOPD podemos ayudarte a cumplir con los requisitos y realizar las gestiones adecuadas para cumplir con el RGPD.