Cuando tenemos un negocio y nos adentramos en los medios digitales para potenciar nuestra presencia y ventas, debemos considerar qué herramientas son las mejores para nuestra empresa. Desde SoftwareLOPD, queremos ayudarte a utilizar WhatsApp para potenciar las comunicaciones de tu negocio mientras cumples con el RGPD.
Por qué tantas empresas usan WhatsApp
WhatsApp, con más de 30 millones de cuentas solo en España es, cuanto menos, un medio a considerar a la hora de expandir las herramientas para llegar a nuestros destinatarios. Además, según la Comisión Nacional de los Mercados y Competencia, el 93,1% de los usuarios que utilizan mensajería instantánea en sus smartphones utilizan WhatsApp. Pero igual que puede ser una gran herramienta, también hay muchos aspectos a considerar antes de empezar a utilizarla. Las empresa o autónomos que quieran utilizar esta herramienta, lo primero que deben hacer es descargarse la aplicación “WhatsApp Business, que es diferente a la aplicación de mensajería que se utiliza a nivel personal. Esta versión de la aplicación de mensajería está optimizada para el uso de las empresas, con herramientas de automatización, opciones para ordenar contenido y opciones para responder rápidamente a los mensajes.
Cómo protegernos
Como con toda aplicación, el primer paso es leer atentamente los términos y condiciones de la compañía para no vulnerar ninguna regla esencial. Así, WhatsApp nos permitirá seguir usando la cuenta de tu empresa. Si queremos mantener nuestra cuenta, es importante no utilizar aplicaciones no oficiales ni hacer Spam entre nuestros destinatarios.
Lo más importante para cumplir el RGPD
Si quieres comunicarte con tus clientes o posibles clientes mediante WhatsApp, debes revisar si el tratamiento es lícito. Para ello, debemos cumplir con alguna de las condiciones que aparecen especificadas en el artículo 6 del RGPD. Otro artículo del Reglamento a tener en cuenta es el 13. En este, se indica que el responsable del tratamiento de los datos informará a los interesados sobre su identidad y los fines del tratamiento de los datos. También deben tener conocimiento de las bases jurídicas en las que se ampara el uso de datos.
Claves para WhatsApp Business
- Lo más importante: nunca utilizar WhatsApp como medio para compartir datos de índole personal o información confidencial tanto de los empleados como de los destinatarios.
- A no ser que contemos con la expresa autorización de los destinatarios, estaríamos infringiendo el RGPD al enviar comunicaciones publicitarias o promocionales. Esto se extiende tanto a WhatsApp como a cualquier otro medio de comunicación electrónico.
- En caso de que exista previamente una relación contractual con el destinatario, las cosas cambian. Si se ha obtenido el consentimiento de manera lícita, siempre puede ser empleado para el envío de comunicaciones comerciales sobre productos o servicios ya contratados.
- El responsable del grupo debe utilizar siempre dispositivos seguros para las comunicaciones. Solo las personas que hayan firmado el acuerdo de confidencialidad podrán interactuar con el grupo.
- Si un destinatario quiere ejercer sus derechos, podrá hacerlo por WhatsApp, ya que es el medio de comunicación.
- Haz una evaluación de riesgos de la situación de la Protección de Datos en relación al uso de WhatsApp Business para saber si te conviene realmente.
Si necesitas la ayuda de expertos a la hora de implantar este tipo de medios de comunicación en tu empresa para seguir cumpliendo con el RGPD, recuerda que desde SoftwareLOPD te proporcionamos tu proyecto de Protección de Datos.