Si tienes un negocio, seguro que tu base de datos de clientes o posibles clientes es muy importante para ti. Pero de qué manera hayas obtenido esos datos y qué hagas con ellos también es importante para cumplir la ley.
La normativa de protección de datos dicta lo que puedes y no puedes hacer con esa información. Por eso, diferentes acciones empresariales que tienen que ver con la comunicación (como los emails), se pueden ver afectados por el RGPD. Pero, ¿qué puedes hacer?, ¿puedes seguir usando tu base de datos?, ¿puedes seguir enviándoles comunicaciones comerciales?
En este post te explicaremos cuales son las buenas prácticas que puedes poner en marcha en tu empresa para cumplir con el RGPD mientras sigues enviándoles campañas de email marketing a tus clientes.
Lo primero, la base de datos
Para enviar cualquier comunicación lo primero que debes de hacer es recabar los contactos a los que piensas enviársela. Si tienes una base de datos previa a la implantación del RGPD deberías preguntarte si guardas pruebas del consentimiento otorgado por esos contactos. De no ser así, no podrás demostrar que el envió de emails es legítimo. Ante un contacto del que dudas de su autorización, lo mejor es intentar obtener un nuevo permiso o en su defecto, excluirlo de nuestra campaña. Así que, si quieres empezar bien, auditar tus bases de datos es un buen comienzo.
Identifícate adecuadamente
Que tu como compañía o particular estés bien identificado es esencial. Para recopilar los datos de personas debes ofrecer la información detallada de quién eres, como recoges los datos y para que los recoges. Entre esa información también deben aparecer los datos fiscales de tu empresa. Aunque parezca evidente y sencillo, sigue habiendo páginas web sin información identificativa ni avisos legales. Tener estos avisos al día y personalizados dará confianza a tus visitantes y podrán cederte sus datos para su posterior uso.
Respeta los derechos de tus clientes
Si quieres conservar la confianza con tus suscriptores, no dudes en respetar sus derechos. Por ejemplo, revisa los acuerdos de confidencialidad y comprueba que los usuarios están informados debidamente sobre el uso de sus datos por tu parte.
También puedes establecer un sencillo procedimiento con forma de formulario o de enlace para que tus contactos puedan pedirte una copia o modificación sobre los datos que tienes guardados sobre ellos y su tratamiento.
Por último, facilita que tus clientes puedan negarse a que utilices sus datos para crear perfiles o para automatizar decisiones y crear patrones de consumo.
Asegúrate de que puedan cancelar su suscripción
Con el RGPD, los contactos deben de tener una forma sencilla y eficaz de desuscribirse de tu lista de contactos cancelando su suscripción. El proceso de baja no puede ser enrevesado, con la necesidad de saltar de página en página ni difícil de ejecutar. El Reglamento exige que sea claro y simple. Por eso siempre debes incluir en tus comunicaciones comerciales un enlace visible en el que das la opción de desuscribirse a tus destinatarios.
En los emails que les mandes a tu base de datos siempre tienes que darles la oportunidad de darse de baja de ese tipo de comunicaciones comerciales, de todas las comunicaciones comerciales o de ponerse en contacto directo con el responsable (recuerda que como decíamos al principio, siempre tiene que estar bien identificado).
Para que tu solo tengas que preocuparte por tu empresa y tus clientes, desde SoftwareLOPD nos encargamos de tu proyecto de protección de datos. Lo diseñamos a tu medida, teniendo en cuenta todas tus necesidades.